Prosys-Umzug - Das Programm zur Umzugsabwicklung

Dieses Modul ermöglicht Ihnen die komplette Abwicklung Ihrer Aufträge von der Voranfrage bis zur Rechnung.

Die eigentliche Auftragsverwaltung gliedert sich in Schritte auf, die einem üblichen Arbeitsablauf entsprechen. Die Auswahl geschieht leicht über Pfeiltasten oder direkt mit der Maus.

Umzugslogistik

Akquisition

Um bei Kundenkontakt direkt Information über eventuell bestehende Geschäftsbeziehungen zu erhalten, bietet der Aquisitionsbildschirm übersichtlich eine Zusammenfassung der über diesen Kunden hinterlegten Daten.

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Anlage eines Auftrages

Die Anlage eines neuen Auftrages beginnt mit der Aufnahme der Adressen. Zahlreiche Kopier- und Hilfsfunktionen erleichtern diese Eingabe. Bei der Neueingabe eines Auftrages geben Sie zunächst nur die Daten ein, die für die weitere Bearbeitung relevant sind. Dazu zählen als erstes die Adressen für Auftraggeber, Rechnungsempfänger, Be- und Entladestelle. Alle vier Adressfelder können sowohl aus dem Kundenstamm übernommen werden, als auch neu (als unbekannter, anfragender Kunde) eingegeben werden. Die Adressen für die Be- und Entladestelle und des Rechnungsempfängers können aus den jeweiligen schon erfassten Adressen übernommen werden.

Zusätzliche Informationen zur Be- und Entladestelle, zu den Lademengen und Haftungswerten können für jeden Auftrag hinterlegt werden.

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Bei der Anlage des Auftrages wird ferner bestimmt, in welcher Währung der Auftrag bearbeitet wird, so dass jederzeit eine Auftragsbearbeitung auch z.B. in Dollar erfolgen kann.

Zur Erfassung der Leistungen bieten sich neben dem Laden der einzelnen Zeilen vielfältige Möglichkeiten wie z.B. das Einholen von kundenabhängigen oder allgemeingültige Offerten.

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In diesem Übersichtsschirm werden alle abrechnungsfähigen Leistungen dem Kunden gegenüber und deren Texte dargestellt. Die Leistungen sind einzeln rabattierbar, in den Stammdaten können Kosten und spezielle Kundenpreise hinterlegt werden.

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Die folgende Übersicht bietet Entgeltinformationen zu den jeweiligen Zahlern.

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Angebot/Auftrag

Nachdem Adressen, Leistungen und sonstige auftragsbezogene Daten angelegt sind, ist der nächste Schritt meist der Druck von Besuchsbericht, Angebot oder Auftragsbestätigung. Dazu bieten sich für die Ausdrucke vielfältige Möglichkeiten. Jedes Formular kann Ihren individuellen Gegebenheiten angepaßt werden.

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Eine Übersicht über den Verarbeitungszustand des jeweiligen Auftrags ist jederzeit möglich.

Bei jedem Druckaufruf können Sie zusätzlich bestimmen, welchen Drucker Sie nutzen wollen und auf welche Formularvorlage Sie zurückgreifen wollen. Dabei werden die Drucker je nach Anwendung vorgesteuert.

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Arbeitsscheine/Papiere

Alle Arbeitsscheine arbeiten nach der gleichen Struktur, jedoch unterscheiden sie sich entsprechend im Ausdruck. Durch die einheitliche Handhabung kann der Benutzer schnell die notwendigen Tätigkeiten verrichten.

Die Terminübersicht zeigt schnell und deutlich die Termine, die für den Auftrag schon plaziert sind, unabhängig davon, ob schon Fahrzeuge oder Personal disponiert wurde.

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Die einzelnen Papiere können die Leistungsmerkmale aus dem Auftrag automatisch oder auf Wunsch übernehmen. In den Arbeitsscheinen werden die Fahrzeug- und Personalstunden, sowie der Materialverbrauch zurückgemeldet und in den Auftrag geschrieben. Dort werden dann die realen Stunden berechnet.

Der einzelne Tätigkeitsnachweis gibt auch Auskunft über wichtige Details. Auf jedem Arbeitspapier können die Arbeitszeiten und Zusatzinformationen eingetragen werden. Zusatzadressen und vielfältige Texteingabemöglichkeiten bieten Spielraum für Individualität.

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Der Abrechnungsbereich

Alle Programme sind in Ihren Verarbeitungsabschnitten deutlich eingeteilt. Somit ist es möglich, die Arbeitsschritte auch innerhalb größerer Organisationen gut zu trennen. Der Abrechnungsbereich ist hier ein stellvertretendes Beispiel. Der Auftrag kann von einem Mitarbeiter vorbereitet werden, aber die letztendliche Fakturierung kann dann noch kontrolliert werden.

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Sobald der Auftrag erledigt ist, das heißt, die Arbeitsscheine zurückgemeldet wurden, können die Daten in den Rechnungsbereich übernommen und eine entsprechende Rechnung erstellt werden.

Der Auftrag kann hierbei in maximal 4 Rechnungsempfänger gesplittet werden. Jede der Hauptadressen kann einen Teil der Kosten zugeteilt bekommen.

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Vor der endgültigen Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch können die Rechnungspositionen bearbeitet werden.

Da Rechnung und Auftrag 2 getrennte Datenbestände sind, ist es möglich, die Werte zu ändern, aber die ursprünglichen Werte zu erhalten. Somit kann ein effektiver Roherlös ermittelt werden.

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Ähnlich wie im Angebotsbereich gibt auch in der Faktura viele Bearbeitungsmöglichkeiten.
Die Rechnungsbearbeitung kann aber auch gesammelt im Fakturabereich erfolgen.