PROSYS Handel - Das Programm zur Vermietung und Handel

Unabhängig von der Möbelumzugsbranche oder der Möbelausrollung bietet die Protos Systemhaus GmbH als neustes Produkt ein Programmsystem zur Vermietung bzw. zum Handel diverser Waren. Das Programmsystem wird als Beispiel eines Containerhandels dargestellt.

Akquisitionsbereich:

Die Struktur des Aquisitionsbereiches geht vom Gedanken der Information aus. Der primäre Zugriff auf die Daten des Geschäftsbereiches in jedem Stadium des Auftrages ( Voranfrage, Angebot, bestätigter Auftrag, Bestellung ) kann über den Kunden ( = Auftraggeber ) erfolgen.

Über diverse Suchläufe im Kundenstamm erscheint der Eröffnungsbildschirm mit der ersten Phase an Informationen über Anzahl an Voranfragen, Angeboten, Aufträgen, abgerechneten Aufträgen und erzielten Umsatz.

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Voranfrage

Der erste schriftliche Kontakt zum Kunden erfolgt mit einer Voranfrage. Durch diese Aktion wird eine eindeutige Erfassungnummer vergeben. Dieser Eintrag kann später zu einem Auftrag ausgebaut werden. Die Texte der Voranfragen können als Fließtextvorlagen auf dem Sytem hinterlegt werden.

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Der Zentralbildschirm einer Erfassung hat immer dieselbe Grundstruktur, kann aber je nach Verarbeitungszustand modifiziert erscheinen. Der Bildschirm wird nur nach vorheriger Auswahl eines Kunden bzw. eines Auftrages eröffnet.

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Angebot

Das Verfahren der Angebote ist vereinheitlicht. Alle Angebote werden über das System erstellt. Die Positionen werden aus dem Leistungsstamm, eventuell mittels hinterlegten Offerten, geladen. Bei Laden der Leistungen wird entschieden, ob es sich um ein Kauf-, Miet- oder Leasingangebot handelt. Entsprechende Leistungspositionen werden geladen. Der Sachbearbeiter kann den für sich am besten geeignetsten Darstellungsmodus der Leistungen sich jederzeit einstellen.

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Nachdem Adressen, Leistungen und sonstige auftragsbezogene Daten angelegt sind, ist der nächste Schritt meist der Druck von Angebot oder Auftragsbestätigung. Dazu bieten sich für die Ausdrucke vielfältige Möglichkeiten. Jedes Formular kann Ihren individuellen Gegebenheiten angepaßt werden.

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Vor Ausdruck des eigentlichen Angebotes kann noch eine Übersicht der zu erwartenden Summe erfolgen.

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Auftragsabwicklung

Die Auftragsbestätigung ist der Übergang aus Angebot in die Abwicklungsphase. Die Auftragsbestätigung ist die Aufgabe des akquierenden Mitarbeiters. Eine weitere Ausarbeitung des Auftrages kann nun erfolgen, da die einzelnen Positionen so weit schon durch die Angebotsphase enthalten sind.

Dispositon

Das zu handelnde Produkt, in unserem Beispiel der oder die in Frage kommenden Container werden nun dem Auftrag zugeordnet. Mit Hilfe eines Übersichtsbildschirmes kann der betreffende Container ausgewählt und für diesen Auftrag reserviert werden.

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Detailinfos, die dabei herangeholt werden können, helfen bei der Auswahl des richtigen Produktes. Bei dieser Zuordnung ist darauf zu achten, ob es sich um einen Miet- oder Kaufauftrag handelt, die Bearbeitung ist aber einheitlich.

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Bestellungen

Jeder Auftragsposition können beliebig viele Abwicklungspositionen zugeordnet werden. Als Bestellungen sind auch alle Vorbereitungen für einen z.B. Werkstatt-Arbeitsschein zu sehen. Diese Abwicklungspositionen können auch über entsprechend gestaltete Offerten hinterlegt werden. Ein- und Verkaufspreis werden angezeigt, wobei der EK veränderbar ist. Zusätzlich wird der Lieferant, das Bestell- und das Lieferdatum eingetragen.

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Externe Bestellungen werden nach kompletter Bearbeitung des Auftrages generiert. Es entsteht eine Bestellung für jeden Lieferanten des Auftrages.

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Im Bestellbildschirm können übersichtlich zusätzliche Texte, wie auch im Voranfrage- oder Angebotsbereich, unter zu Hilfenahme von Textvorlagen, erfaßt werden. Liefer- und Zahlungsbedingungen werden dort als Text bearbeitet.

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Die Gestaltung des Druckes ist, wie auch in allen anderen Bereichen, individuell zu hinterlegen.

Ist der Lieferant die Werkstatt, so können aus der o.g. Bearbeitung Arbeitsscheine definiert werden, die dann der jeweiligen Position zugeodnet werden.

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Arbeitsscheine

Alle Arbeitsscheine arbeiten nach der gleichen Struktur, jedoch unterscheiden sie sich entsprechend im Ausdruck. Durch die einheitliche Handhabung kann der Benutzer schnell die notwendigen Tätigkeiten verrichten. Die einzelnen Papiere können die Leistungsmerkmale aus dem Auftrag automatisch oder auf Wunsch übernehmen. In den Arbeitsscheinen werden die Fahrzeug- und Personalstunden, sowie der Materialverbrauch zurückgemeldet und in den Auftrag geschrieben. Dort werden dann die realen Stunden berechnet.

Die Terminübersicht zeigt schnell und deutlich die Termine, die für den Auftrag schon plaziert sind, unabhängig davon, ob schon Fahrzeuge oder Personal disponiert wurde. Der einzelne Tätigkeitsnachweis gibt auch Auskunft über wichtige Details. Auf jedem Arbeitspapier können die Arbeitszeiten und Zusatzinformationen eingetragen werden. Zusatzadressen und vielfältige Texteingabemöglichkeiten bieten Spielraum für Individualität.